Statuts et Règlement intérieur de l'association Votre organisation

MODIFICATION des STATUTS et REGLEMENT INTERIEUR de la FAMO

Fédérations des Associations Mycologiques de l'Ouest

1- Bd. Auguste PENEAU  44300 NANTES

 Assemblée générale extraordinaire du 19 avril 2015 à Saint-Pair sur MER (50)

Article Premier : Titre et siège.

Il est fondé à la date du 02 avril 2007, entre des associations ou sections mycologiques d’associations naturalistes siégeant dans les quatre régions suivantes : Bretagne, Normandie, Pays de la Loire, Poitou-Charentes (découpage administratif antérieur à la modification de 2014), une union d’associations régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901 et du décret du 16 août 1901 dénommée  « Fédération des Associations Mycologiques de l’Ouest » (F.A.M.O.) dont le siège est fixé au 16, boulevard Auguste Péneau 44300-Nantes.

Article deuxième : Objet.

La F.A.M.O. a pour but de fédérer les associations et organismes adhérents afin de les soutenir  pour leurs activités dans le domaine de la mycologie.

Elle a pour objectif de favoriser la recherche, les études et la diffusion de la connaissance en matière de mycologie. Ceci peut se faire par la publication d’un bulletin, l’élaboration d’articles dans des revues spécialisées par les membres adhérents, l’utilisation de supports médiatiques.

Les activités de la Fédération sont menées dans un esprit d’amélioration de la qualité de l’environnement et de protection de la nature, notamment, par la prise en compte du règne fongique dans la préservation de la biodiversité et des habitats.

La Fédération se donne également les moyens d’agir dans la prévention des intoxications et des risques inhérents à la consommation des champignons.

 Pour réaliser ses objectifs, la Fédération développera les partenariats nécessaires sur les plans départementaux, régionaux et au niveau national.

Article troisième : Composition.

La F.A.M.O. est une association de personnes morales telles que définies  à l’article Premier.

Les personnes physiques représentant les associations adhérentes sont désignées et mandatées par celles-ci.

L’adhésion demandée par une association est examinée par le Conseil d’Administration et votée par l’Assemblée Générale annuelle.

La radiation est effective par démission, dissolution de l’association adhérente, non paiement de la cotisation, décision du Conseil d’Administration pour non respect des statuts et/ou du Règlement intérieur portant préjudice à la Fédération.

Article quatrième : Assemblée générale.

L’Assemblée générale est constituée des personnes physiques désignées à l’alinéa deux de l’article troisième à jour de leur cotisation.

Elle se réunit de façon ordinaire une fois par an pour débattre et voter sur le rapport d’activité, le bilan financier de l’année civile écoulée, et les projets d’activité, le budget prévisionnel de l’année à venir.

Elle vote le montant de la cotisation annuelle.

Elle vote sur les demandes d’adhésion.

Elle vote le Règlement intérieur.

Elle élit le Conseil d’administration.

Elle peut être réunie de façon extra-ordinaire sur décision du Conseil d’Administration qui en fixe l’ordre du jour.

Article cinquième : Administration.

La F.A.M.O. est administrée, entre deux Assemblées Générales annuelles, par un Conseil d’Administration composé de représentants d’associations adhérentes élus par l’Assemblée Générale sur une liste validée par le Conseil d’Administration pour sa conformité au Règlement Intérieur.

Les administrateurs élus par l’Assemblée Générale, le sont pour 3 ans, avec un tiers renouvelable chaque année. Les membres sortants sont rééligibles.

Le Conseil d’Administration forme et mandate des commissions conformément au Règlement Intérieur

  Article sixième : Dirigeants.

Le Conseil d’Administration élit un bureau assurant les fonctions dirigeantes : Présidence, Secrétariat et Trésorerie. Pour chaque fonction il y a, au minimum, un titulaire et un suppléant.

La fonction de Présidence assure la représentation de la F.A.M.O. dans les actes de la vie civile.

Article septième : Ressources.

Les ressources financières de la F.A.M.O. sont constituées par :

→ les cotisations des associations et organismes adhérents,

→ les subventions accordées par les collectivités territoriales et l’Europe,

→ les produits de la vente de publications et d’autres productions labélisées « F.A.M.O. »

→ le paiement de prestations mycologiques diverses, fixées par le Règlement Intérieur,

→ toutes les ressources autorisées par les lois et règlements en vigueur,

→ les dons et legs conformément à la loi.

Article huitième : Règlement intérieur.

Un Règlement Intérieur établi par le Conseil d’Administration et voté par l’Assemblée Générale annuelle fixe l’ensemble des règles de fonctionnement et les activités de la fédération.

Il est opposable à tout tiers en cas de différend.

Article neuvième : Responsabilité civile.

La F.A.M.O., afin de se prémunir contre les conséquences des risques inhérents à son activité,  souscrit un contrat d’assurance « Responsabilité civile », disposition qui garantit aussi ses acteurs dans le cadre de leurs missions.

Ces garanties ne se substituent pas à celles que les associations adhérentes doivent contracter.

Article dixième : Dissolution.

La dissolution de l’association peut être prononcée par l’Assemblée Générale à la majorité des membres présents. Elle désignera deux liquidateurs qui régleront l’actif, s’il y a lieu, conformément à la législation et à la réglementation applicable en la matière.

 

        Fait à   Saint- Pair sur Mer   , le      19 avril          2015

 

                 Le Président,                           Le Secrétaire,                                     La Trésorière

 

                                                                               

REGLEMENT INTERIEUR F.A.M.O.

PREAMBULE.

Les Statuts déclarés en Préfecture sont constitutifs de la personne morale. Le présent Règlement Intérieur en régit le fonctionnement et les activités pour la préserver de l’arbitraire interprétatif individuel.

Il est élaboré et adopté conformément à l’article huitième des Statuts. Il est opposable à tout membre de la Fédération en cas de différend, ainsi qu’aux Tiers en ayant eu connaissance.

La Fédération doit en assurer la publicité.

CAPACITE JURIDIQUE.

La Fédération, association déclarée, détient la capacité juridique d’une personne morale de Droit privé.

Cette capacité est exercée par la Présidence (article sixième des Statuts). La responsabilité civile est obligatoirement couverte par une garantie assurantielle choisie par le Conseil d’Administration, pour ses membres, ses biens, ses locations et ses activités.

La personne morale est constituée des adhérents tels que définis à l’article troisième des Statuts.

L’adhésion à la Fédération entraine garantie des compétences mycologiques des associations membres.

Toute radiation, qu’elle soit due au non paiement de la cotisation ou au non respect des Statuts et/ou du Règlement Intérieur fait l’objet d’une procédure contradictoire devant le Conseil d’Administration aux fins de respect des droits de la défense.

La Fédération peut exercer des poursuites en justice pour préjudice.

Le logo est la propriété de la Fédération. Le Conseil d’administration en fixe les utilisations.

Le fichier informatique est conforme aux obligations légales et règlementaires.

L’utilisation de ce fichier sera conforme aux recommandations de la CNIL.

FONCTIONNEMENT.

1-Les Organes :

  1. Assemblée générale :

C’est l’instance législative de la Fédération.

Elle est constituée des personnes physiques désignées, mandatées ou invitées par leur association à jour du paiement de sa cotisation annuelle.

Le nombre de personnes ayant droit de vote et mandatées par association, est fonction du nombre de cotisations qu’elle a  encaissées l’année précédant la tenue de l’Assemblée générale.

              1 à 50……………………………………2 représentants mandatés

51 à 100…………………………………3 représentants

Supérieur à 100…………………………4 représentants

              Cas particulier des Universités…………2 représentants chacune.

Seuls ces représentants désignés ont voix délibératives.

Tous les membres des associations adhérentes peuvent participer avec voix consultative sur les sujets inscrits à l’ordre du jour.

Les Tiers invités par le Conseil d’administration peuvent prendre part aux débats sur ces mêmes sujets, indépendamment du motif pour lequel ils ont été invités.

L’Assemblée générale est convoquée par courriel par la Présidence 1 mois avant la date qui a été fixée par l’association organisatrice désignée lors de la réunion de l’année précédente.

La convocation fixe le lieu exact, la date et l’heure ainsi que l’ordre du jour. En annexe à cette convocation sont précisées les conditions d’accueil : hébergement, repas, activités connexes.

La convocation est adressée aux présidences des associations adhérentes.

L’ordre du jour est établi lors de la réunion du Conseil d’administration qui précède la tenue de l’Assemblée générale.

Deux vérificateurs aux comptes élus hors du Conseil d’Administration reçoivent les documents comptables permettant le contrôle des recettes et dépenses. Ils établissent un rapport visant l’ensemble des opérations et approuvant la tenue de la comptabilité par la Trésorerie. Rapport dont lecture est donnée à l’Assemblée Générale. Les vérificateurs sont rééligibles chaque année.

Après un mot d’accueil et des préliminaires, il comprend obligatoirement les points suivants :

- Bilan d’activité présenté par le Président.

- Bilan financier présenté par la Trésorerie.

- Projets d’activité présentés par la Présidence.

- Budget prévisionnel présenté par la Trésorerie.

- Montant de la cotisation annuelle.

- Nouvelles adhésions de membres.

- Nouveaux engagements partenariaux.

- Règlement intérieur ou modifications.

- Autres sujets inscrits par le Conseil d’administration.

- Election des membres du Conseil d‘administration.

Tous ces sujets font l’objet d’un débat et d’un vote.

Les votes s’effectuent à la majorité relative des suffrages exprimés. Les pouvoirs, nominatifs, sont acceptés et à adresser à la Présidence.

La Présidence et/ou le Secrétariat sont chargés de mettre en place les procédures pour assurer la régularité des votes.

Si des associations adhérentes souhaitent voir inscrire un sujet à l’ordre du jour, leurs Présidences doivent en formuler la demande par courriel adressé à la Présidence de la Fédération, 1 semaine avant la date de la réunion du Conseil d’administration qui précède la tenue de l’Assemblée générale.

L’ordre du jour d’une Assemblée générale extra-ordinaire est exclusivement fixé par le Conseil d’Administration quel que soit le motif de sa convocation.

1-2      Conseil d’Administration :

C’est l’instance exécutive de la Fédération.

Il est composé de représentants des associations adhérentes, élus par l’Assemblée Générale sur une liste de candidatures présentées par les associations et validées par le Conseil d’Administration après vérification du paiement de la cotisation et du respect de son quota de membres désignés à l’Assemblée Générale, condition nécessaire prioritaire. Les candidats peuvent être des personnes différentes que celles représentant leur association à l’Assemblée Générale. Les administrateurs peuvent se faire mandater par leur association.

Le nombre de membres du Conseil d’Administration par association n’est pas limité.

En cas de démission d’un administrateur en cours de mandat, son remplacement sera pourvu à l’Assemblée Générale suivante par appel à candidature et pour la durée restant à courir.

            Le Conseil d’Administration se réunit au minimum 3fois par an entre deux Assemblées Générales ordinaires dont 1 fois avant et 1 fois à l’issue de l’Assemblée Générale qui vient de l’élire.

            Le Conseil d’Administration examine les demandes d’adhésion sur la base d’un dossier comprenant leurs statuts et présentant succinctement leur activité. Tout rejet de demande d’adhésion devra être motivé.

            Il propose le montant de la cotisation annuelle.

            Il soumet le projet de Règlement Intérieur, ou ses modifications.

            Le Conseil d’Administration débat et décide par vote à la majorité relative des suffrages exprimés sur tous les sujets concernant l’administration et les activités de la Fédération. Les pouvoirs, nominatifs, sont acceptés et à adresser à la Présidence.

            Afin d’être aidé dans son rôle, il peut former et mandater des commissions de travail sur tout sujet qu’il juge utile.

            Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres les dirigeants de la Fédération qui forment le Bureau de l’association.

            Il désigne les représentants de la FA.M.O à toutes les instances auxquelles l’Assemblée Générale a décidé de participer et/ou d’adhérer.

 

1-3      Dirigeants :

Les membres dirigeants forment le Bureau de la Fédération. Ils sont élus à la majorité relative des suffrages exprimés à la réunion du Conseil d’administration qui suit l’Assemblée générale annuelle.

  • Présidence : La fonction de présidence est exercée par deux élus : le (la) Président(e), un(e) Vice Président(e). Elle n’est ni régalienne, ni honorifique. Elle représente légalement la Fédération en toute circonstance, engageant sa responsabilité civile.

La Présidence assure l’animation des réunions de l’Assemblée générale et du Conseil d’administration.

Elle en prépare les ordres du jour et les convocations.

Elle engage les dépenses, valide les recettes et prépare avec la Trésorerie le bilan financier annuel, le budget prévisionnel et les demandes de subventions.

Elle dispose de la signature sur le compte bancaire.

Elle traite de la communication avec les partenaires et tous les tiers, et de la communication à l’interne avec le Secrétariat.

La Présidence rend compte de son activité au Conseil d’Administration et de l’activité du Conseil d’Administration à l’Assemblée Générale.

  • Secrétariat : La fonction de secrétariat est exercée par deux élus : le (la) Secrétaire, un(e) Secrétaire-adjoint(e).

Le Secrétariat est chargé de la rédaction et de la diffusion interne des comptes-rendus des réunions des Assemblées générales et du Conseil d’administration.

Il tient registre des extraits de délibération.

Il rédige et expédie les convocations aux Assemblées générales.

Le Secrétariat tient toutes les archives de la Fédération conformément aux directives édictées par le Conseil d’Administration.

  • Trésorerie : La fonction de Trésorerie est exercée par deux élus : le (la) Trésorier(e), un(e)Trésorier(e)-adjoint(e).

Cette fonction est en charge de toute l’activité financière de la Fédération : tenue des comptes en partie simple.

Avec la Présidence : constitution des dossiers de demandes de subventions et gestion du mécénat, préparation du bilan financier annuel et du budget prévisionnel.

Présentation à l’Assemblée Générale annuelle de ces deux documents.

Encaissement des cotisations et tenue du registre des adhérents, transmission aux autres membres du bureau.

Paiement de toutes les dépenses votées par le Conseil d’Administration.

Délivrance de factures validées par signature de la Présidence.

Signature sur le compte bancaire et tenue de ce compte.

Tenue du registre d’inventaire du Patrimoine conformément à la législation (biens, créances, dettes, situation financière, livre-journal).

Archivage numérique de toutes les pièces justificatives et transmission au Secrétariat après approbation de l’Assemblée Générale.

 

1-4      Commissions :

Ce sont des instances consultatives désignées et mandatées par le Conseil d’Administration pour travailler des sujets spécifiques concernant toutes les activités de la Fédération. Elles peuvent être permanentes ou temporaires. Chaque commission créée est présidée par un membre du Conseil d’Administration.

Elles sont composées de membres des associations adhérentes et peuvent inviter des Tiers pour leurs compétences.

Elles rapportent les résultats de leurs travaux selon le calendrier fixé par le Conseil d’Administration

2-Le budget :

2-1      Les Ressources :

            2-1-1- Cotisation :

Associations : son montant comprend une partie fixe (actuellement 50€) et, une partie variable proposée par le Conseil d’Administration, soumise au vote de l’Assemblée Générale, multipliée par le nombre de cotisations encaissées par l’association adhérente l’année précédente. Sa perception est assurée par la Trésorerie par chèque ou en espèces en Euro au plus tard le 31 mars suivant l’Assemblée Générale.

Universités : 100 euros (actuellement)

            2-1-2- Publications :

La Fédération peut éditer des publications mycologiques, vendues au prix fixé par le Conseil d’Administration ; un exemplaire gratuit  du bulletin est remis à chaque structure adhérente et un à chaque auteur d’articles.

Chaque structure adhérente avisera la Présidence du nombre de bulletins payants souhaités pour ses adhérents et en règlera le montant au plus tard le jour de l’AG.

2-1-3- Participations et ventes :

La Fédération peut exiger des participations financières à des actions qu’elle engage telles que des formations, des manifestations, des interventions pour couvrir les coûts d’organisation et les frais de déplacements.

            2-1-4- Subventions :

La Fédération peut solliciter des subventions auprès des collectivités territoriales de la France et de l’Europe pour ses prévisions d’activités mycologiques.

 La Présidence et la Trésorerie forment les dossiers de demandes après accord du Conseil d’Administration.

2-1-5- Mécénat :

Paiement de publicités dans des publications, sur le site Internet, à l’occasion de manifestations, de formations. Le Conseil d’administration décide sur les propositions qui lui sont soumises.

            2-1-6- Dons, legs :

Selon la législation applicable.

            2-1-7- Revenus financiers de placements décidés par le Conseil d’Administration.

2-2- Les Dépenses :

            2-2-1- Cotisations, abonnements :

Cotisations d’assurance Responsabilité Civile, adhésions à d’autres associations, abonnements divers.

            2-2-2- Achats :

Fongibles, documentations, matériels scientifiques et informatiques.

            2-2-3- Locations :

Locaux et matériels divers

            2-2-4- Prestations extérieures, honoraires.

            2-2-5- Frais de déplacements pour les membres investis d’une mission et les intervenants extérieurs:

- indemnisation kilométrique selon le barème de l’instruction fiscale en vigueur pour un véhicule 7CV.

- repas, hébergements sur un tarif défini par le Conseil d’Administration et présentation de justificatifs.

- pour les déplacements relatifs aux convocations de C.A., charge reste aux associations adhérentes d’indemniser leurs représentants selon la formule de leur choix (don à l’association, reçu fiscal, …)

            2-2-6- Frais bancaires :

- gestion, agios, autres.

            2-2-7- Frais administratifs :

- déclaration au Journal Officiel, dépôts légaux,  autres.

3- Communication :

            3-1-  Site Internet : http://famo.fr/

Il est géré par 1 ou 2 administrateurs désigné(s) par le Conseil d’Administration. Il comprend un formulaire de contact, les statuts, le règlement intérieur, la liste des administrateurs et dirigeants, les comptes-rendus divers.

Chaque association peut adresser ses informations à l’administrateur du site.

            3-2- Logo :

Les usages du logo doivent être fixés par le Conseil d’administration.

            3-3- Publications :

Le Conseil d’Administration détermine leurs conditions de réalisation. Elles engagent la responsabilité civile de la Fédération ; en conséquence, seul le Président doit en être le Directeur déclaré.

            3-4- Autres.

 

ACTIVITES MYCOLOGIQUES.

1-Généralités :

L’objectif de toutes les activités est de contribuer aux connaissances et de garantir des compétences en matière de Mycologie (conformément à l’article deuxième des Statuts).

La Fédération a pour vocation de conduire prioritairement ses activités à destination des membres de ses associations adhérentes. Elle ne doit pas être instrumentalisée à des fins personnelles et élitistes.

Le Conseil d’Administration fixera pour chaque activité les objectifs et les conditions de réalisation dont les éventuels partenariats. Toute activité fera l’objet d’une annexe au présent Règlement intérieur.

Toute contribution à une activité autre que celles de la Fédération, devra être définie et validée par une décision du Conseil d’Administration.

Pour toutes les activités, la Fédération peut solliciter et entretenir des partenariats associatifs et/ou institutionnels. Les conditions de ces partenariats sont déterminées par le Conseil d’Administration, éventuellement dans un contrat écrit.

2-Activités fédérales :

            2-1- Formations : généralistes et spécialisées.

ACTIVITES MYCOLOGIQUES.

2-Activités fédérales :

     2-1- Formations : généralistes et spécialisées.

                                  Elles sont programmées par le Conseil d'administration sur proposition

                                  de la commission chargée de leur organisation.

[insérer] :

« Elles font l'objet d'un budget prévisionnel intégrant toutes les charges aux fins de validation par le bureau avant l'engagement des dépenses correspondantes.

La Fédération prend en charge tous les frais afférents engagés par les animateurs-formateurs dans le cadre de la préparation et de la réalisation des formations, à savoir :

  • frais de déplacements tel que prévu à l'article 2-2-5 du présent Règlement intérieur et sur présentation de titre de transport. Le kilométrage est calculé sur la base de Via Michelin.
  • frais de restauration plafonnés à 15€ par repas.
  • frais d'hébergement plafonnés à 100€ par nuitée.
  • achat de petit matériel divers.   I
  • achat de fournitures diverses.   I     le tout plafonné à 250€.
  • achat de documentation.           I

La prise en charge de ces frais s'effectue uniquement sur remise des justificatifs valides ( factures acquittées par l'animateur-formateur) ou devis/facture à régler directement par la Fédération au fournisseur. »

Les plafonds sont portés à titre indicatif. Ils doivent être fixés par le CA qui précédera l'AG.

Elles sont programmées par le Conseil d’Administration sur proposition de la commission chargée de leur organisation.

            2-2- Certifications :

Mise en place de validation des acquis (différents niveaux), organisation d’examens, désignation de déterminateurs-examinateurs, …

            2-3- Communications mycologiques :

Publications diverses écrites (bulletin,…) ou sur le site Internet : liste(s) de champignons comestibles, liste(s) de champignons à protéger, liste(s) de déterminateurs-vérificateurs, …

            2-4- Inventaires et veille écologique.

            2-5- Organisation de manifestations.

            2-6- Gestion et prêt de matériel et de documentation.

3-Contributions fédérales :

            3-1- Réseau des Centres Anti Poison et de Toxico Vigilance (C.A.P.T.V.) et MYCOLISTE

            3-2- Observatoire Mycologique (R.E.N.E.C.O.F.O.R. et O.N.F.)

            3-3- Inventaires nationaux.

            3-4- Mycologiades internationales de Bellême.

            3-5- Travaux de la Conférence Annuelle des Fédérations et des Association Mycologiques (C.A.F.A.M.)

            3-6- Certaines actions de la Société Mycologique de France (S.M.F.)

            3-7- Contributions diverses, ponctuelles ou nouvelles acceptées par le CA

 

                  Fait à   Saint- Pair sur Mer   , le      19 avril          2015

 

                 Le Président,                           Le Secrétaire,                                     La Trésorière

 

 

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